Los tres roles fundamentales de los sistemas informáticos en los negocios.

Escrito por Julie Davoren

Las organizaciones se esfuerzan por ser las líderes del mercado en su sector determinado. En climas donde factores como la recesión, las presiones inflacionarias y una mayor competencia pueden dificultar el logro de este objetivo, las empresas buscan estrategias que conduzcan a ventajas competitivas. Una de esas estrategias es la adopción de los sistemas de información dentro de la empresa. Los sistemas de información le ayudan a una empresa a hacer un uso adecuado de sus datos, reducir la carga de trabajo y ayudar con el cumplimiento de las distintas regulaciones obligatorias.

Almacenamiento de información y análisis

A la fecha de esta publicación, muchas empresas ya no manejan sus datos e información de forma manual con registros y formatos impresos. A través de la adopción de sistemas de información, las empresas pueden hacer uso de bases de datos sofisticadas y completas que pueden contener todas las piezas imaginables de datos sobre la compañía. 

Los sistemas de información almacenan, actualizan e incluso analizan la información, y la empresa puede utilizar esto para identificar soluciones para los problemas actuales o futuros. Además, estos sistemas pueden integrar datos de diversas fuentes, tanto dentro como fuera de la empresa, manteniéndola al día con el desempeño interno y las oportunidades y amenazas externas.

Ayuda con la toma de decisiones

El éxito a largo plazo de una empresa depende de la adecuación de sus planes estratégicos. El equipo de gestión de una organización utiliza sistemas de información para la formulación de planes estratégicos y de toma de decisiones para la longevidad y la prosperidad de la organización. 

La empresa utiliza sistemas de información para evaluar la información de todas las fuentes, incluyendo información de referencias externas como Reuters o Bloomberg, que proporcionan información sobre la economía en general. El análisis y la comparación de las tendencias del mercado ayuda a las organizaciones a analizar la idoneidad y la calidad de sus decisiones estratégicas.

Ayuda con los procesos de negocios

Los sistemas de información ayudan en el desarrollo de las empresas para tener un mayor número de sistemas de valor agregado en la empresa. Por ejemplo, una empresa puede integrar los sistemas de información con el ciclo de fabricación para garantizar que las salidas que produce cumplen con los requisitos de las diferentes normas de gestión de calidad. La adopción de sistemas de información simplifica los procesos de negocio y elimina las actividades innecesarias. Los sistemas de información agregan controles a los procesos empleados, lo que garantiza que sólo los usuarios con los derechos pertinentes pueden realizar ciertas tareas. 

Además, los sistemas de información eliminan tareas repetitivas y aumentan la precisión, lo que le permite a los empleados concentrarse en más funciones de alto nivel. Los sistemas de información también pueden conducir a una mejor planificación de los proyectos y la ejecución mediante un control eficaz y la comparación con los criterios establecidos.

Consideraciones

La implementación de sistemas de información dentro de una organización puede resultar costosa. Los costos de implementación incluyen no sólo la instalación de los sistemas sino también sesiones de formación para los empleados. Además, los empleados pueden ver la adopción de sistemas de información como un cambio injustificado y, por lo tanto, se resistan a este cambio. La resistencia al cambio puede obstaculizar las operaciones de negocio y puede causar la rotación de personal. 

Las empresas deben tener liderazgo en el lugar para evaluar la idoneidad de la decisión de tener un sistema de información y orientar a la empresa a través de la fase de transición y pesar la información de costos de sistemas con los beneficios potenciales.