Por: Arturo Venegas Tinoco
ERP: ¿UNA SOLUCIÓN O UNA CARGA PARA LA COMPAÑÍA?.
Abstract:
Con el transcurso del tiempo, se ha ido incrementando la importancia de contar
con información confiable, íntegra y oportuna para lograr los objetivos estratégicos
de las organizaciones. Para lograr esto, la integración de sistemas ya no
es considerada como una opción, se considera una obligación. La integración
significa alinear la estrategia de Tecnologías de Información (TI) con los
objetivos de negocio (CIO Magazine, 2002). Para lograr tal integración, en
el caso de los sistemas internos de la compañía, existe el sistema ERP. Sin
embargo, una pregunta muy común y difícil de responder para varios directivos
es: ¿Por qué son tan frecuentes los fracasos en proyectos de ERP?.
La razón es muy simple: a la gente no le gusta el cambio (Koch, 2002). Para
ayudar a disminuír esta problemática, algunos investigadores proponen el uso
de estrategias de implementación de ERP orientadas a la gente. Por
lo tanto, en este documento se presentan las principales ventajas y beneficios
de los ERP, así como sus desventajas y problemas asociados con su implementación,
los principales retos en su implementación, además de otros aspectos importantes
que requieren mayor atención al momento de tomar la decisión de implementar
una aplicación como el ERP.
Introducción.
Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito empresarial
actualmente, requiere de impulsar los procesos y actividades de negocio que
generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores.Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías
de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar
sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial
de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise
Resource Planning), con el cual los directivos de las compañías esperan tener
integradas todas las áreas de la compañía que contribuyen para la generación
de sus productos y servicios.
Esta integración de sistemas, sin embargo, ha ocasionado muchos problemas desde
la década de los 90´s. Las compañías se enfocaban en la adopción de sistemas
ERP para resolver problemas de integración. Sin embargo, estos sistemas automatizaban
las actividades principales del negocio sin resolver las estructuras y procesos
de negocio fundamentales. Como resultado, frecuentemente coexistía un sinnúmero
de aplicaciones diferentes con los sistemas ERP (Themistocleous, Irani &
O´Keefe 2001).
Para evitar en lo posible esta problemática, se debe conocer el potencial de
este tipo de sistemas, sus ventajas y desventajas y sus principales características,
así como sus desventajas y problemas de implementación y puntos importantes
que requieren mayor atención al momento de tomar la decisión de implementar
una aplicación como el ERP.
Por lo tanto, este documento pretende proporcionar las bases para que las compañías
interesadas en la adquisición de un sistema ERP, tenga los elementos suficientes
para determinar si la adquisición de un sistema ERP para su empresa representaría
una buena solución para los problemas de integración que se tengan o una carga
extra y que requiere considerar otros aspectos de la compañía antes de tomar
la decisión de adquirir un sistema ERP.
¿Por
qué la Integración?
Durante
los últimos años, dos de los grandes problemas que han enfrentado las organizaciones
para el logro de sus objetivos y estrategias de negocio ha sido la compartición
de información y, por otro lado, la comunicación entre sus principales departamentos
tales como manufactura y logística, finanzas, ventas, mercadotecnia y recursos
humanos.
Con
el transcurso del tiempo, se ha ido incrementando la importancia de contar
con información confiable, íntegra y oportuna para lograr los objetivos estratégicos
de las organizaciones. Debido a esto, para las organizaciones actuales es
de vital importancia tener comunicados a todos sus departamentos; dicho de
otra manera, que sus fuentes y almacenes de información dispongan de los medios
mediante los cuales puedan generar, compartir, actualizar, comunicar y obtener
información útil y confiable para el logro de sus objetivos.
Para lograr esto, la integración de sistemas
ya no es considerada como una opción, se considera una obligación. Y no se
trata sólo de conectar los sistemas, la integración significa alinear la estrategia
de Tecnologías de Información (TI) con los objetivos de negocio (CIO Magazine,
2002).
Sin embargo, además de permitir conectar los sistemas y alinear la estrategia
de TI con la estrategia de negocio, Gustin et al. (1994) mencionan que la
integración se logra con el enlace entre la información y la ventaja
competitiva (Soliman, Clegg & Tantoush, 2001).
Así pues, hoy en día los directivos de TI y su staff de colaboradores están
tratando el tema de integración como un imperativo del negocio, no como una
posible estrategia entre otras más, sino como única estrategia posible (CIO
Magazine, 2002).
Tal integración, permite a la compañía tener una relación más estrecha con sus
clientes y socios de negocio (CIO Magazine, 2002). Al momento de que los sistemas
de la compañía estén integrados en uno sólo y la información que se genera
de éste es percibida como confiable y útil para los clientes de la organización,
éstos dedicarán un mayor esfuerzo por concentrarse en mantener y acrecentar
su relación con tal compañía.
Por otro lado, los objetivos de esta
integración, como mencionan Duff (1996) y Mitskavich (1996), son desde luego
la compartición de información, evitar la duplicidad de trabajo, reducir el
esfuerzo desperdiciado y eliminar las actividades que no representan valor
(Soliman, Clegg & Tantoush, 2001).
Aún logrando lo anterior, no es ninguna sorpresa que la integración a esta escala
cuesta grandes cantidades de dinero, y ésta es la razón por la cual mucha
gente y compañías están y tendrán que debatir (CIO Magazine, 2002).
Así pues, para lograr tal integración, en el caso de los sistemas internos de
la compañía, existe el sistema ERP.
Implementaciones de ERP: ¿por qué fracasan?
El ERP es un conjunto de programas integrados que apoya las principales actividades
organizacionales tales como manufactura y logística, finanzas y contabilidad,
ventas y mercadotecnia y recursos humanos (Aladwani, 2001).
Esto significa que, de lo que se trata es contar con un sólo programa de software
que satisfaga las necesidades de la gente del departamento de manufactura,
así como las de la gente del departamento de recursos humanos, ventas y mercadotecnia,
entre otras. Normalmente, cada uno de estos departamentos tiene su propio
sistema de computación de acuerdo a las formas de trabajo en particular del
departamento. Lo que el ERP hace es combinar todos estos sistemas en un solo
programa de software integrado que "corre" (ejecuta) una sola base de datos
de tal manera que varios departamentos puedan intercambiar, acceder y actualizar
información y comunicarse con los otros departamentos más fácilmente.
Esta integración puede traer un reembolso tremendo si las compañías instalan
el software correctamente (Koch, 2002).
Sin embargo, una pregunta muy común y difícil de responder para varios directivos
es: ¿Por qué son tan frecuentes los fracasos en proyectos de ERP?.
La razón es muy simple: a la gente no le gusta el cambio (Koch, 2002).
Con el uso del ERP, lo mínimo que puede esperarse es que los procesos de trabajo
se realicen de manera distinta. El ERP genera cambios en la manera como las
personas realizan su trabajo. Pero los cambios en la forma en que las personas
realizan su trabajo no es la parte más difícil. Lo más complicado al momento
de introducir una nueva tecnología, como el caso del ERP, es que las personas
cambien su forma de pensar y la percepción de que la nueva tecnología les
ayudará a hacer mejor su trabajo.
Este cambio en la forma de realizar el trabajo es la razón por la cual el valor
del ERP es tan difícil de afianzar (Koch, 2002).Para ayudar a disminuír esta problemática, algunos investigadores proponen el
uso de estrategias de implementación de ERP orientadas a la gente. Aladwani (2001) menciona algunos ejemplos
de estas estrategias: las actitudes del staff y la administración (gerencia)
hacia el nuevo sistema ERP, el involucramiento de los usuarios durante todo
el proceso de implementación del sistema y el entrenamiento de los usuarios
para el uso adecuado del sistema (Amoako-Gyampah, 1999; Gable & Stewart,
1999; Russo et al., 1999; Computerworld, 1998). Por lo tanto, con el fin de que las implementaciones
de ERP sean exitosas, hay que saber cómo y qué es lo que las personas piensan;
es el pensamiento lo que tiene que cambiar.
Principales
beneficios y ventajas del ERP.
Por otro lado, como se mencionaba anteriormente acerca de los costos tan altos
de integrar los sistemas internos de la compañía, el aspecto financiero es
uno de los temas de mayor preocupación para las compañías al tomar la decisión
de cuál solución de ERP será la más apropiada. Sin embargo, y aunque no es una tarea fácil, los efectos de alinear los procesos
financieros con la ayuda del ERP son muy atractivos (McClenahen, 2002):
- Las transacciones requieren de menor tiempo.
- El staff financiero puede invertir más tiempo realizando
trabajo con mayor valor agregado.
- Los costos relativos se ven disminuidos.
- Los ejecutivos quienes toman las decisiones son capaces
de prestar mayor atención a otros aspectos financieros que surjan en cualquier
lugar que se presente alguna necesidad.
Como ya se mencionó anteriormente, un sistema ERP ayuda a las diferentes partes
de la organización en la compartición de información y conocimiento, así como
a su comunicación. Además, ayuda en la reducción de costos al eficientar y
simplificar los procesos de negocio.
Esta mejora en los procesos de negocio puede traer como consecuencia que se
pueda mejorar la administración de tales procesos (Aladwani, 2001).
De igual manera, existen otras razones por las cuales las compañías emprenden
proyectos de ERP (Koch, 2002):
- Integrar la información financiera.
- Estandarizar y acelerar los procesos de manufactura.
- Reducir el inventario.
- Estandarizar la información de Recursos Humanos.
Debido al incremento en el mercado de implementaciones de ERP, se tiene un factor
que ayuda a consolidar los beneficios que trae la implementación y uso de
sistemas ERP en las organizaciones actuales para los proveedores de este tipo
de sistemas. Este crecimiento del mercado ayuda a predecir que las ganancias
de los proveedores tanto de sistemas ERP como de sistemas tales como CRM (Customer
Relationship Management) y SCM (Supply Chain Management), se incrementarán
considerablemente en los años próximos.
A raíz del incremento de implementaciones
de sistemas ERP y CRM, se generan otros de los beneficios de contar con estos
tipos de sistemas en la organización. Al contar con sistemas tales como ERP
y CRM, se facilita la integración de la información relacionada con las ordenes
de los clientes, de esta manera mejorando la relación y el servicio al cliente.
Una de las
grandes ventajas de este tipo de paquetes de aplicaciones como el ERP, es
que en la medida en que las tecnologías state-of-art avancen, tú avanzas con
ellas (Weston, Randy, 1998). En las compañías de manufactura, las principales razones por las cuales invierten
en sistemas ERP es por la mejora en la productividad, demandas de los clientes,
velocidad, ventaja competitiva y la reducción de costos.
Los usuarios de ERP pueden obtener ventaja competitiva en base a la manera en
que implementen los sistemas y exploten los datos resultantes. Además, los
usuarios opinan que los sistemas los pueden hacer a ellos más ágiles en el
marketplace en comparación con aquellas compañías con programas personalizados
difíciles de cambiar (Weston, Randy, 1998).Por todo lo anterior, el hecho de conocer lo que el ERP puede hacer realmente
para el beneficio de la compañía es de vital importancia.
Desventajas
y problemas asociados con las implementaciones de ERP.
No es raro escuchar casos en los cuales que al momento de tomar la decisión
de adquisición de un sistema ERP, no se toman en cuenta los procesos clave
de la organización que son tal vez los que proporcionan su mayor ventaja sobre
sus competidores.
Debido a esto, una vez tomada la decisión de adquisición, se percata de que
se requiere de modificar el software con el fin de ajustarlo a los procesos
de negocio que generan la ventaja competitiva de la compañía. Estas modificaciones
al software, son muy frecuentes que traigan como consecuencia varias situaciones
que ocasionarán desventajas para la compañía.
Sólo por mencionar algunas de las desventajas, se listan las siguientes:
- La duración de la implantación del sistema se prolongará
más del tiempo inicialmente proyectado.
- Se introducirán vacíos (bugs) peligrosos dentro del
sistema, lo que ocasionará deficiencias en su ejecución.
- Las futuras actualizaciones del software por parte
del proveedor del ERP serán extremadamente difíciles, debido a que ya se
encuentra personalizado el software del cliente que hizo las modificaciones,
y las actualizaciones requerirán trabajo extra y reescritura del código
fuente con el fin de ajustarlo a la nueva versión.
Un aspecto que puede traer grandes costos al implantar un sistema ERP es el
hecho de subestimar la asignación de recursos a estrategias de implementación
tales como el entrenamiento y capacitación de los usuarios. Lo mejor es asignar
los suficientes recursos de tal manera que los usuarios sean capaces de aprender
a utilizar y explotar al máximo posible el potencial del ERP con el fin de
lograr la meta de toda organización, independientemente del giro y sus objetivos,
que es generar riqueza.
No está por demás mencionar algunos de los costos asociados al adquirir un sistema
ERP. Este tipo de sistemas, así como proveen de soluciones integrales (en
el mejor de los casos) para la compañía, de igual manera sus costos de adquisición
son bastante altos. Desde la adquisición de equipo de cómputo y software complementario
(si se requiere), la propia integración de los sistemas internos, servicios
de consultoría, entre otros, hasta el costo del propio paquete de software.
Además, se deben considerar los costos asociados durante la implementación del
ERP, siendo estos los costos reales de mantenimiento, actualización y optimización
del sistema.
En relación a la conversión y análisis de datos, es otro aspecto que puede resultar
bastante complicado y costoso si no se manejan adecuadamente. Esta conversión
implica mover la información corporativa, tales como registros de clientes
y proveedores, datos de diseño de productos, entre otros, de los viejos sistemas
al nuevo sistema ERP.
Mayores
retos.
El problema de mayor peso al tomar la decisión de implantar un sistema ERP es
sin lugar a dudas la gente que trabaja en la compañía. Cambiar los hábitos
de la gente será un reto enorme. Hacer que la gente use el software para mejorar
las formas de trabajo es por mucho el reto más grande. Si la compañía es resistente
al cambio, entonces el proyecto de ERP estará más propenso a fracasar.
Lo anterior, da origen a otro de los
retos más grandes que las compañías enfrentan que es definir y ejecutar el
propio plan de implementación de ERP, siendo éste uno de los retos de mayor
importancia relacionados con este sistema empresarial tan importante y a la
vez tan problemático para una gran cantidad de compañías.
Conclusiones.
En general, los sistemas ERP proporcionan a los directivos información en tiempo
real con la cual pueden tomar mejores decisiones. Debido a esto, el ERP no
sólo proporciona un panorama actual de la organización, sino que también permite
dar respuestas más eficientes al creciente entorno competitivo, en especial
en la industria de manufactura. De igual manera, el ERP se está expandiendo
hacia otras industrias que se están dando cuenta de los incrementos en los
ingresos tan significativos que se generan al contar con un sistema ERP.
Cuando se pretende por primera vez en
la compañía llevar a cabo una implementación de un ERP y que ésta sea exitosa
se requiere de una metodología estructurada, esto es, una estrategia enfocada
en la gente y los procesos. De esta manera se pueden administrar efectivamente
los riesgos. Un error muy común que se presenta es no tener a los empleados
preparados para utilizar los nuevos procesos y sistema de soporte. Aquí la
consecuencia es un fracaso total e inevitable. Los sistemas ERP son herramientas de
negocio muy ventajosos en las manos de alguien quien sepa qué hacer con ellas,
pero pueden ser muy peligrosas en las manos de alguien quien no sepa qué hacer
con ellas (Weston, 1998).
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